Veri sorumlusu ve iletişim
Bu metin, gelyapsin.com üzerindeki iletişim ve teklif akışlarında kişisel verilerin nasıl işlendiğini mevcut greenfield teknik yapıya göre açıklar.
- Burak ÖNAL
- gelyapsin@gmail.com
Kapsam ve mevcut teknik durum
Yeni GelYapsın sitesi statik sayfalardan oluşur. İletişim ve proje brief’i formları aynı hosting üzerinde çalışan sınırlı bir PHP uç noktasına gönderilir.
Bu sürümde Google Analytics, Google Tag Manager, reklam pikseli, yeniden pazarlama veya davranış analizi aracı bulunmaz. Böyle bir araç ileride eklenirse bu metin ve gerekiyorsa tercih/onay mekanizması araç etkinleştirilmeden önce güncellenir.
İşlenen veri kategorileri
- İletişim formunda ad, telefon veya e-posta ve mesaj içeriği.
- Proje brief’inde ad-soyad, telefon veya e-posta, talep konusu, proje aşaması, isteğe bağlı mevcut site/proje bağlantısı ve açıklama.
- Form kötüye kullanımını sınırlamak için istek zamanı ile bağlantı bilgisinden türetilen kısa süreli/salt’lı tek yönlü hash.
- Barındırma altyapısının güvenlik ve hata ayıklama amacıyla üretebileceği standart sunucu erişim kayıtları.
- KVKK başvuru yazılımı etkinleştirildiğinde; Tebliğde başvuru için öngörülen kimlik/pasaport bilgisi, tebligat adresi, iletişim bilgisi, talep metni ve isteğe bağlı destekleyici belge.
Amaçlar ve hukuki sebepler
Veriler; talebi almak ve cevaplamak, ihtiyaç ve kapsamı değerlendirmek, sözleşme öncesi iletişimi yürütmek, form güvenliğini sağlamak ve uygulanabilir hukuki yükümlülükleri yerine getirmek amacıyla işlenir. Somut faaliyete göre KVKK’da yer alan sözleşmenin kurulması/ifasıyla doğrudan ilgili olma, hukuki yükümlülük veya temel hak ve özgürlüklere zarar vermemek kaydıyla meşru menfaat şartları gündeme gelebilir. Açık rıza gerektiren ayrı bir faaliyet sonradan eklenirse aydınlatmadan ayrı şekilde yönetilir.
Toplama yöntemi
Kişisel veriler, kullanıcının web formuna bilgi girmesi veya yayımlanan iletişim kanallarından doğrudan ulaşmasıyla; güvenlik kayıtları ise web isteğinin teknik olarak işlenmesi sırasında otomatik yollarla elde edilir.
Barındırma, e-posta ve aktarımlar
Production hedefinde site wNokta Linux hosting üzerinde barındırılır. Form içeriği sunucu üzerindeki PHP mail iletim altyapısı üzerinden yapılandırılmış GelYapsın alıcı adresine iletilir.
Hosting veya e-posta sağlayıcısının teknik olarak erişebileceği veriler, hizmetin sunulması ve güvenliğiyle sınırlı tutulmalıdır. Yeni bir üçüncü taraf ölçüm, reklam, canlı destek veya benzeri entegrasyon bu metin güncellenmeden etkinleştirilmemelidir.
KVKK başvuru yazılımı kullanılırsa kimlik ve talep verileri normal bildirim e-postasına yazılmaz. Başvuru sunucuda public-key sealed-box yöntemiyle şifreli paket olarak saklanır; e-posta bildirimi yalnız başvuru referansı ve zaman bilgisini içerir.
Saklama ve silme yaklaşımı
Form mesajları, talebin değerlendirilmesi ve devam eden iş ilişkisi için gerekli olduğu sürece; ayrıca uygulanabilir hukuki yükümlülüklerin gerektirdiği dönemlerle sınırlı olarak tutulur. İşleme şartı ortadan kalktığında veriler mevzuata uygun şekilde silinir, yok edilir veya anonimleştirilir.
Kötüye kullanım önleme kaydı yalnız son on dakikalık gönderimleri karar verirken dikkate alır. Bu kayıt, salt’lı bağlantı hash’i ve zaman damgalarından oluşan hosting geçici dosyasında tutulur; geçici dosyanın fiziksel temizlenme süresi hosting ortamının temp-dizin politikasına bağlıdır. Web sunucusunun kendi erişim/log saklama süreleri de hosting yapılandırmasına göre değişebilir.
Veri güvenliği
- Form alanlarının tarayıcı ve sunucu tarafında doğrulanması.
- Origin ve Fetch Metadata kontrolleri, honeypot, istek boyutu sınırı ve kısa süreli rate-limit.
- Uygulama audit kayıtlarında mesaj, telefon veya e-posta yerine olay kodu ve salt’lı IP hash’i kullanılması.
- Gizli yapılandırmaların istemci koduna yazılmaması.
- Form teslimi başarısız olduğunda kullanıcıya sahte başarı mesajı gösterilmemesi.
- KVKK başvurularında şifreleme private key’inin web sunucusuna veya public_html alanına konulmaması; başvuru paketlerinin yalnız yetkili kişi tarafından offline private key ile açılması.
İlgili kişinin hakları
6698 sayılı Kanunun 11. maddesi kapsamındaki şartlar dahilinde; kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi isteme, işleme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, aktarılan üçüncü kişileri bilme, yanlış/eksik verinin düzeltilmesini isteme, şartları oluştuğunda silme veya yok etme talep etme, ilgili işlemlerin aktarım yapılan kişilere bildirilmesini isteme, yalnız otomatik sistemlerle analiz sonucu aleyhinize çıkan sonuca itiraz etme ve hukuka aykırı işleme nedeniyle zararın giderilmesini talep etme haklarınız bulunur.
- Başvuru yöntemleri için KVKK Başvurusu sayfasını inceleyin.
Metin değişiklikleri
Site altyapısı, form alanları, hosting/e-posta sağlayıcısı veya yeni analiz/reklam araçları değişirse bu metin teknik değişiklik canlıya alınmadan önce yeniden gözden geçirilir.